zurück
News

Maklerpost: Was nicht passt, wird passend gemacht

zeitsprung-BLOG
|
Wilhelm Brenner
|
25.11.2019

Aus dem heutigen Alltag eines Maklerbüros ist der Empfang und die automatisierte Weiterverarbeitung von elektronischen Dokumenten der Versicherer nicht mehr wegzudenken - auch wenn es manchmal ein wenig Kraft für den Makler kostet.

Wilhelm Brenner über die Macht der Regelmaschine und der Filtermöglichkeiten

Zwar sind noch längst nicht alle Versicherer in der Lage, Dokumente nach der Branchennorm BiPRO 430 zur Verfügung zu stellen, aber die Anzahl wächst stetig. Über den zeitsprung Dokumenten-Service können Sie Dokumente von aktuell weit über 80 Gesellschaften erhalten, da neben BiPRO Anbindungen auch andere Dokumenten-Quellen automatisiert verarbeitet werden.

Mit Regeln und Filtern zur Prozesseffizienz

Die von Versicherern rein zur Verfügung gestellte Menge von elektronischen Dokumenten (Quantität) sagt aber noch lange nichts darüber aus, ob diese auch ausreichend begleitende Metadaten tragen (Qualität).

Begleitende Metadaten von ankommenden Dokumenten können von Maklerverwaltungsprogrammen oder BiPRO-Clients genutzt und zur automatisierten Verarbeitung herangezogen werden. Damit können diese Dokumente z.B. den richtigen Kunden und Verträgen zugeordnet/ abgelegt oder sogar dazu genutzt werden, um Kunden- und Vertragsdaten im Maklerverwaltungsprogramm vollautomatisch zu aktualisieren (z.B. Prämienaktualisierung oder Vertragsstatusänderungen).

Sind keine oder nicht ausreichend verfügbare Daten zu den Dokumenten mitgeliefert worden, bleibt weiterhin ein hoher manueller Aufwand im Maklerbüro dafür, jedes angekommene Dokument zu sichten, manuell zuzuordnen und sich daraus ergebene Folgeprozesse anzustoßen.

Der zeitsprung Dokumenten-Service bietet neben der angesprochenen Quantität (Dokumente von über 80 Versicherern) auch im Bereich der Qualität (Metadaten) einen enormen Leistungsumfang und Mehrwert gegenüber vergleichbaren Lösungen am Markt: So können mittels komplexer OCR-Technologie beispielsweise selbst aus einem „Bild“-PDF noch Dokumenteninhalte ausgewertet und extrahiert als Metadaten zur Verfügung gestellt werden.

Aussteuerung und Individualisierung aus einem Guss

Zunächst einmal möchte nicht jeder Makler die komplette Maklerpost erhalten die Versicherer einstellen, schließlich sendet manch ein Versicherer beispielsweise auch sehr umfängliche Eingangspost (Schreiben u.o. E-Mails die der Makler dem Versicherer gesendet hatte) über seine elektronische Schnittstellen raus. Für diese aber auch andere ähnliche Fälle können eigene individuelle Filter gesetzt werden, um nicht gewünschte Post bereits vor dem Empfang zu verwerfen und Lese- und Zuordnungsaufwände zu vermeiden. Mit diesen Filtermöglichkeiten kontrollieren Sie auch Ihre Kosten der Dokumentenversorgung, denn zeitsprung stellt lediglich die von Ihnen explizit gewünschten und konsumierten Dokumente in Rechnung.

Die Regeln hingegen ermöglichen jedem zeitsprung Dokumenten-Service-Kunden ein noch weit größeres Feld an Möglichkeiten, welche das Filtern um nützliche Anwendungsfälle im Tagesgeschäft erweitern. So können z.B. individuelle Regeln dazu genutzt werden um:

  • Dokumente automatisiert an die richtigen Abteilungen bzw. Bearbeiter zu verteilen
  • Dokumente unterschiedlicher Gesellschaften, Sparten oder Geschäftsvorfällen uvm. unterschiedlich weiterzubearbeiten
  • Dokumente sprechend zu benennen
  • Metadaten zielgerichtet so zu ergänzen oder zu ändern, dass Ihre persönlichen Folgeprozesse ausgelöst werden können
  • Bekannte regelmäßig von den Gesellschaften falsch gelieferte Metadaten zu korrigieren oder auf Ihre Bedürfnisse anzupassen
  • Geschäftsvorfälle anhand des Dokumenteninhaltes/ Dokumententextes zu identifizieren und individuell auf seine eigenen Bedürfnisse der Weiterverarbeitung anpassen
  • verschiedene PDF-Dokumente aus unterschiedlichen Lieferungen miteinander zu einem PDF zu kombinieren
  • und für Regelprofis noch sehr viel mehr…

Der Community-Effekt ist eingetreten

Durch die hohe Individualität ist die Anwendungsvielfalt von Regeln enorm. Hierzu hat sich eine kompetente Community gebildet, welche von zeitsprung Mitarbeitern moderiert wird. In diesem modereierten Rahmen kann jeder unserer Kunden auch von den bereits erstellten Regeln und Filtern der erfahrenen Community-Mitglieder und somit vom geballten Wissen aller Anwender profitieren. Diese Regeln werden in einer zentralen Community-App im zeitsprung-Desktop allen Nutzern zur eigenen zielgerichteten Nutzung zur Verfügung gestellt.

Der Bedarf eines immer digitaler arbeitenden Maklerhauses an immer mehr und immer besseren Dokumenten/Daten ist ungebrochen. So ist es auch nicht verwunderlich, dass wir von zeitsprung kontinuierlich an weiteren Qualitätsoptimierungen, sowie Anbindungen von Dokumentenquellen für Sie arbeiten. Hier gehen wir auch weit über die einfache Schnittstellenanbindung von Versicherern hinaus und implementieren was Ihnen hilft, um Ihren Tagesablauf zu optimieren. Bleiben Sie gespannt und falls Sie noch nicht Kunde sind:  Hier geht’s zum Test-Account!

BiPRO Norm 430
Dokumenten-Service
Digitalisierung
Maklerpost
Dokumente

Lesen Sie auch