Der Verkehr von digitalen Dokumenten in hochwertiger Qualität ist in aller Munde und BIPRO ist dabei der aktuell gängige Marktstandard. Die Vertriebe im Versicherungsmarkt sind auf diese Entwicklung auch sehr stark angewiesen, denn um ein zukunftsfähiges Geschäftsmodell auf die Beine zu stellen, muss die Effizienz der Arbeitsprozesse optimiert werden.

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Das Öffnen von E-Mails – oder vielleicht sogar das Einscannen von Papier – und das manuelle Ablegen und Weiterleiten von Dokumenten ist hier ein Hemmschuh. Versicherungen erkennen zunehmend diesen Bedarf bei ihren Partnern und schaffen Lösungen. Anbieter wie zeitsprung verlängern auf ihrer zeitsprung-Cloud diesen Effizienzgedanken mit Tools wie dem Dokumentenservice. 

Welches Potenzial bietet der Markt an dieser Stelle heute schon und wie können die verschiedenen Tools dieses in zählbaren Erfolg für die Maklerhäuser verwandeln?

- Darüber haben wir uns mit Marcus Schmid unterhalten. Er ist Business Analyst bei zeitsprung und kennt den Markt zwischen Versicherern und Vertrieben wie seine Westentasche.

Wie viele Versicherer können Stand heute schon hochwertige BIPRO-Dokumente liefern?

An unsere zeitsprung-Cloud sind bereits über 100 Gesellschaften angebunden und liefern über diesen Hub hochwertige BIPRO-Daten und -Dokumente an den Markt. Nun gibt es natürlich deutlich mehr Versicherungen in Deutschland, aber die Zahl der Anbindungen wächst auch permanent. Die Versicherungen erkennen den Bedarf bei ihren Vertriebspartnern und sehen ihre eigene Digital Readyness auch immer mehr als Vertriebstool an. Wer gute Datenliefern kann, wird für Vertriebspartner attraktiver und verschafft sich so Wettbewerbsvorteile. Vor diesem Hintergrund werden immer mehr Versicherungen auf diesem Gebiet aktiv und machen sich BIPRO-fähig – zu Beginn vielleicht noch nicht in allen Normbereichen, aber die Entwicklung hat dann begonnen.

Mann muss als Makler als nicht nur darauf schauen, ob eine Versicherung digitale Daten liefern kann, sondern auch für welche Bereiche.
Ist ein Versicherer, der mehr liefern kann, auch automatisch der bessere Partner?

Nein, das kann man so pauschal nicht sagen. Die Quantität alleine sagt noch nichts über die Qualität aus. Die richtet sich in erster Linie nach der Richtigkeit und Vollständigkeit. Im Bereich der Dokumente sind zusätzlich die begleitenden Metadaten entscheidend. Fehlen diese, bleibt trotz digitaler Daten noch eine Menge an manuellem Aufwand übrig. Unterm Strich muss also neben der abgedeckten Normenvielfalt auch die Qualität der gelieferten Daten betrachtet werden.

Was sind Metadaten?

Die Metadaten hängen den Dokumenten an und sind für den Nutzer nicht auf den ersten Blick erkennbar. Sie enthalten aber entscheidende Informationen zu den Dokumenten, die von Systemen wie beispielsweise einen MVP, genutzt werden, um sie automatisiert weiterverarbeiten zu können. Das könnte die Zuordnung zum richtigen Kunden und das Auslösen eines weitergehenden Prozesses sein.

Um die verschiedenen Daten und Dokumente vom Versicherer empfangen zu können, kann ein Makler individuelle Tools des Versicherers nutzen wie sie einige Versicherungen anbieten, oder eigene Lösungen einsetzen wie z.B. die von zeitsprung.
Wo liegen die Unterschiede?

Nutzt ein Makler eine Versichererlösung, so bezieht er über diesen Kanal grundsätzlich das, was der Versicherer wünscht, also beispielsweise auch Poststücke, die der Makler gar nicht möchte und die eher eine Last für ihn sind. Er muss dann manuell aussortieren. Darüber hinaus muss er im Wort Case mit ebenso vielen Lösungen wie Versicherungen arbeiten. Das bedeutet, dass er ständig zwischen verschiedenen Funktionsweisen und Benutzeroberflächen wechseln muss. Bindet er sich an eine Lösung wie die zeitsprung-Cloud an, hat er hier sein eigenes Tool und kann die Filter so setzen, dass er in seiner immer gleichen Umgebung genau das geliefert bekommt, was er braucht.

Das ist in Sachen Prozesseffizienz und Arbeitskomfort ein ungemeiner Zugewinn. Individuelle Lösungen hören sich zwar im ersten Moment gut an, wir sind aber der Meinung, dass erst dann wirklich effizient kommuniziert werden kann, wenn der ganze Markt mit standardisierten Lösungen arbeitet. Wir sprechen ja hier von einem wenig emotionalen Faktor. Der Datenverkehr muss nicht begeistern, er muss störungsfrei und möglichst schlank funktionieren. Und in beiden Punkten schlägt die standardisierte Lösung individuelle Inselprodukte um Weiten.

Was kann die zeitsprung-Cloud neben dem Herausfiltern nicht gewünschter Dokumente dem Makler noch alles abnehmen?

Die Dokumente werden automatisch dem richtigen Bearbeiter zur Weiterverarbeitung zugeleitet und auf diesem Weg auch so umbenannt, wie es im Maklerhaus vorgesehen ist. In diesem Zuge werden auch die so wichtigen Metadaten automatisiert ergänzt, um so die weitere Bearbeitung stetig zu verbessern. Dabei werden sogar Fehler erkannt und korrigiert. Am Ende kann anhand des Dokumenteninhalts der anliegende Geschäftsvorfall eindeutig automatisch bestimmt werden und so können beispielsweise auch dazugehörige PDFs automatisch ergänzt und in einem Dokument zusammengeführt werden. Das sind nur einige Highlights, um das Potenzial dieses Tools zu veranschaulichen. Alle Funktionen aufzuzählen, würde hier den Rahmen sprengen.

Das sind sehr umfangreiche und tiefgehende Funktionen. Können sie in dieser Vielfalt nach der bestehenden Erfahrung von den Vertriebsunternehmen auch in der Praxis gewinnbringend eingesetzt werden?

Für den Fortschritt ist Bewegung nötig, das ist ganz klar und bei jeder Softwareneuerung gleich. Es geht dabei im Kern um die Bedürfnisse des einzelnen Maklerhauses. Wir sollten es nicht zusätzlich kompliziert machen, aber der reine Empfang von digitalen Daten, ohne an die weitere Verarbeitung zu denken, führt in der Regel noch zu keinem Effizienzgewinn. Es hat sich im Kreis unserer Partner eine inspirierende Community entwickelt, die wir sehr aktiv moderieren. Hier tauschen wir mit ganz verschiedenen Marktteilnehmern Erfahrungen aus und lassen alle davon profitieren. Darüber hinaus steht unser Regelwerk, das wir ständig weiterentwickeln, immer allen Nutzern zu Verfügung. Wir lassen unsere Nutzer also keinesfalls alleine und wenn sie wirklich diesen Schritt gehen wollen, ist er auch problemlos möglich.

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