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Übermittlung elektronischer Dokumente: Lösungen von A-Z

ZEITSPRUNG BLOG
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Sasha Justmann
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7.8.2019

Die elektronische Maklerpost ist spätestens in den letzten beiden Jahren vom Wunsch- zum absoluten Mussprozess im modernen Maklerhaus geworden. Der Einstieg in die digitale Maklerpost ist jedoch nicht ganz trivial.

Sasha Justmann zur erfolgreichen Dokumentenübertragung mit dem zeitsprung Dokumenten-Service

Der digitale Empfang der täglichen Post von Versicherern, Assekuradeuren und Pools bietet viele digitale Mehrwerte, um den Makleralltag deutlich zu optimieren. Dazu gehören im Besonderen zeitaufwendige Tätigkeiten wie z.B. Anmeldung, Abholung, Kategorisierung, Verteilung, Zusammenführung  und das Aussortieren von unerwünschter Post.

Der Einstieg in die digitale Maklerpost ist jedoch nicht trivial und die Vielfalt der übermittelten Daten und deren Übertragungskanäle bringen technische und organisatorische Herausforderungen mit sich, welche wir in diesem Artikel betrachten und mit unserer Software für Sie lösen.

Organisatorische Aspekte zuerst betrachten

Zunächst empfehlen wir, sich organisatorisch mit der Maklerpost zu beschäftigen und eine zentrale Verantwortung mit klaren Zuständigkeiten in Ihrem Hause zu bilden, welche sich um die Beantragung und Erneuerung von Zugängen, Freischaltung von Agenturnummern und Organisation der Übergänge von physischer zu elektronischer Maklerpost strukturiert je Gesellschaft widmet. Empfehlenswert ist es auch, dass direkt für eine saubere Urlaubsvertretung der Einheit gesorgt wird.

Um den Einstieg zu erleichtern, stellen wir mit unserem Dokumenten-Service eine umfangreiche Wissensdatenbank zur Verfügung. In dieser finden Sie unter anderem die verfügbaren Gesellschaften, deren Ansprechpartner und Übermittlungskanäle sowie fachliche Besonderheiten und Empfehlungen aus unserem Anwendersupport je Gesellschaft.

Verschiedene Arten von Übertragungswegen

Zu Beginn werden Sie mit der Vielfalt der möglichen Abrufarten konfrontiert werden. Die standardisierten BiPRO Norm 430 Webservices sind der hochwertigste und stabilste Übertragungskanal mit den meisten Begleitinformationen zu Dokumenten. Das Maklerportal-Postfach im Extranet der Gesellschaft ist weit verbreitet und bietet viele Dokumentarten der täglichen Post. Die Übertragung von standardisierten, jedoch weitgehend unstrukturierten E-Mails mit PDF-Anhängen und die Abholung von (s)FTP-Servern ist ebenfalls noch weit verbreitet. Auch die klassische Übermittlung von evtl. verbleibender physischer Post und dem damit verbundenen Scanprozess sind nicht zu vernachlässigen, sofern Sie die Post in Gänze berücksichtigen möchten.

Dabei sind Sie mit unserem Dokumenten-Service in der Lage, alle Übertragungswege in einem zentralen Eingangsprozess zu vereinen. Somit können mehrere Kanäle einer Gesellschaft in Hybridform genutzt werden, um tatsächlich alle verfügbaren Poststücke aller Kanäle zu erhalten. Das Ergebnis ist ein zentraler Posteingang, bei dem unabhängig des Eingangskanals alle Poststücke digital zur Weiterverarbeitung bereit liegen.

Verschiedene Authentifizierungsformen

Je nach Übertragungskanal gibt es bei den Versicherern unterschiedliche Zugangsdaten in unterschiedlichen Zugangsformen. Dies können zentrale Authentifizierer wie Easylogin e.V. oder Trusted German Insurance Cloud (kurz TGIC) sein, bei denen Sie sich mit Zertifikaten, MobileTAN oder USB-Dongles über mehrere Versicherer mit einem Zugang anmelden können. Oder Sie nutzen direkte Authentifizierungsformen der Gesellschaften, bei denen Sie je Gesellschaft und ggf. Kanal einen eigenen Zugang mit Benutzername/ Kennwort, Zertifikat oder USB-Dongle für sich erhalten und zur Abholung der Post benutzen können.

Bei unserem Dokumenten-Service können Sie alle am Markt verfügbaren Authentifizierungsformen verwenden und die Zugänge bequem im verschlüsselten Zugangsdatenspeicher bei zeitsprung ablegen . Die Zugänge werden von unserem System mehrmals täglich und völlig automatisch ohne manuellen Eingriff zu Postabrufen benutzt. Damit ist eine täglich mehrfach automatisierte Abholung bei allen Gesellschaften Ihrer Maklerpost gewährleistet.

Datennutzung und Prozessautomation

Die automatisierte Postabholung bietet bereits viele Vorteile für Sie, welche jedoch durch die aktive Nutzung von durch die Versicherer mitgesendeten Metainformationen deutlich verstärkt werden können.

Durch das Liefern von Metadaten wie z.B. Vertragsnummern, Vorgangsnummern, Versicherungsnehmer und Vertrags-/ Produktinformationen kann, zusätzlich zur Abholung, eine automatisierte Zuordnung zur elektronischen Vertragsakte im Verwaltungsprogramm des Maklers (MVP) ermöglicht werden. Zusätzlich wird die automatisierte Weiterleitung an einen fachlich zuständigen Sachbearbeiter z.B. durch eine Übermittlung der Sparte oder des Produktes möglich. Die Nutzung dieser Metadaten ermöglicht somit die automatisierte Zuordnung und Weiterleitung.

Darüber hinaus automatisierungsfähig (Auslösen von fachlichen Folgeprozessen) werden die Dokumente erst durch die Übermittlung einer zum Dokument gehörenden BiPRO-Geschäftsvorfallnummer, der Dokument-Kategorie und/oder der Beschreibung. Diese Informationen beschreiben konkret worum es sich beim Dokument auslösenden Geschäftsvorfall handelt. Daraus kann wiederum abgeleitet werden, was der Empfänger mit dem Dokument und folglich dem darin beschriebenen Inhalt fachlich machen oder veranlassen muss. Somit können mit der korrekten Geschäftsvorfallnummer die fachlichen Folgeprozesse und Weiterverarbeitungen der Dokumente maschinell automatisiert werden.

Bei einigen Gesellschaften werden bereits zusätzlich zu vorgenannten Informationen, Vertragsinformationen wie z.B. Beiträge, Mahnstände und/oder Deckungsinhalte mit dem Dokument übermittelt. Diese können ebenfalls vom Verwaltungsprogramm (je nach Leistungsfähigkeit des jeweiligen MVP) aufgenommen und zur Datenaktualisierung oder automatisierten Antrags- und Nachtragskontrolle genutzt werden.

Inhaltliche Unterschiede der Lieferungen

Natürlich liefern (noch) nicht alle Versicherer die volle Ausprägung der möglichen Datenfelder, welche die BiPRO Norm 430 (Übermittlung von Daten und Dokumenten) vorgesehen hat. Dies ist insofern ein Problem, da die Prozesse welche auf die Geschäftsvorfälle und enthaltenen Daten vom Makler aufgesetzt werden, häufig übergreifend gestaltet sind, um eine hohe Wiederverwendbarkeit und Breiteneffekte zu produzieren. Sofern die gelieferten Informationen dazu nicht ausreichen, können die definierten Automatismen beim Makler nicht greifen und es kommt zu ausbleibenden oder im schlimmsten Fall zu fehlerhaften Verarbeitungen.

Daher bieten wir in unserem Dokumenten-Service zusätzliche Features an, mit denen die Dokumente aller angebundenen Gesellschaften auf einen einheitlichen Stand gebracht werden können. Dies wird über unser Zusatzmodul für künstliche Intelligenz ermöglicht, welche den vollständigen Text der gelieferten Dokumente erkennt und anschließend die fehlenden Informationen daraus ergänzt oder optimiert.

Durch dieses Feature lassen sich Lieferungen bequem korrigieren und zusätzlich auch gescannte physische Dokumente elektronisch und automatisiert verarbeiten. Über ähnliche Mechanismen korrigieren wir auch jene Lieferungen bei denen Versicherer die Normumsetzung nicht so genau (oft durch technische Altlasten) genommen haben für Sie und weisen diese partnerschaftlich und lösungsorientiert auf die ggf. lückenhafte Umsetzung Ihrer BiPRO-Webservices hin.

Unerwünschte Poststücke intelligent filtern

Sicherlich kann es vorkommen, dass Poststücke vom Versicherer bereitgestellt werden, welche in Ihrer eigenen Prozesslandschaft weder bearbeitet noch zur Ablage gewünscht werden (bspw. Eingangspost, Leerseiten, wiederkehrende Begleitschreiben/ Bedingungen uvm.). Damit diese Dokumente und Informationen gar nicht erst in das Postfach Ihrer Sachbearbeiter zugeteilt werden, können Sie bei unserem Dokumenten-Service einfache und auch komplexe, auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Regeln erstellen (z.B. wie Spamregeln bei E-Mails). Mit diesen Regeln können Sie die Postverteilung und auch die Filterung von unerwünschten Lieferungen zielgerichtet steuern.

Diese Funktion hilft unerwünschte Lieferungen ignorieren zu können und die Flut von Post für den Sachbearbeiter auf das Wesentliche zu reduzieren. Erfahrungsgemäß kann diese Funktionalität monatlich mehrere Stunden Arbeitszeit pro Sachbearbeiter einsparen.

PDF-Dokumente zusammenlegen

Die Power-Anwender von elektronischer Maklerpost bemerken schnell, dass die elektronischen Archive sich zunehmend mit PDF-Dokumenten füllen. Die Vertragsakten im Lebens- oder Krankenversicherungsgeschäft, Gewerbe- und Industriebereich sind häufig von diesem Problem betroffen, da die Schreiben von vielen Versicherern je versichertem Risiko erstellt werden (z.B. pro Einzelfahrzeug bei Kfz-Flottenverträgen oder pro VN bei betrieblicher Altersvorsorge).

Hierdurch können bspw. schnell bis zu hunderte Beitragsrechnungen zu einer KFZ-Flotte als einzelne PDF-Dokumente auf einmal zustande kommen. Manche Makler möchten genau dies, andere möchten lieber ein großes Dokument für den ganzen Vertrag. Beides sollte nach Bedarf von Ihrer Lösung für elektronische Maklerpost unterstützt werden.

Mit unserem Dokumenten-Service können Sie alle Dokumente zu einer Gesellschaft, Kategorie, einem VN oder Vertrag völlig automatisiert und ohne Eingriff eines Sachbearbeiters in ein großes PDF zusammenfassen lassen (sofern gewünscht), sodass nur noch ein Dokument bei Ihnen eingeht. Das spart Platz und macht die Vorgänge übersichtlich.

Fazit: Starten Sie jetzt!

Im Prinzip gibt es keinen Grund mehr die elektronische Maklerpost nicht anzugehen und erfolgreich umzusetzen. Bereits heute setzen täglich mehr als 6.000 Maklerunternehmen unseren Dokumenten-Service für elektronische Maklerpost ein und rufen die verschiedenen Kanäle von über 80 Versicherungsgesellschaften täglich ab. Profitieren auch Sie von der Beschleunigung ihrer Dokumentenprozesse und lassen Sie unsere Systeme für sich arbeiten.

Starten Sie noch heute mit dem 14-Tage Testzugang und nutzen unsere Lösung vollumfänglich und unverbindlich.

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