BIPRO 490 CLIENT: BÜ-Tool

BIPRO 490 CLIENT: BÜ-Tool

Nutzen Sie die einheitliche Vorgangssteuerung für die Anzeige von Maklermandanten/ Bestandsübertragungen in verschiedenen Übertragungsarten wie z.B. E-Mail, BiPRO Norm 490 und Postbrief.

Wie funktioniert das Mandatsanzeige-Tool?

Das Vorgangssteuerungstool ist so konzipiert, dass es vollautomatisch eine Liste von zu übertragenden Verträgen in den Bestand des Maklers (sogenannte Bestandsübertragungen) entgegennehmen kann. Diese Vorgänge werden automatisch ohne manuelle Arbeitsschritte an die richtigen Empfänger weitergeleitet. Als wichtiger Pflichtbestandteil muss hier auch das Maklermandat mitgegeben werden.
Dabei können verschiedene Kanalarten (E-Mail, BiPRO 490-Services, Postbrief) zur Übertragung gewählt werden. Die Weiterleitung erfolgt auf Basis von nötigen Voreinstellungen im System. Manuelle Eingriffe sind lediglich für das Anhängen des Maklermandates sowie im Ausnahmefall nötig, wenn z.B. Voreinstellungen nicht oder fehlerhaft gemacht wurden.

Welche Grundeinstellungen sind nötig?

Einmalig sind drei E-Mail-Adressen zu hinterlegen (kann je nach organisatorischem Erfordernis, auch eine identische sein). Diese führen bei Fehlern zu einem automatischen Hinweis an den Empfänger und unterstützen diesen bei der Fehlerdiagnose.
Die Grundeinstellung kann im Menü > Einstellungen > Kanal > E-Mail Konfiguration gesetzt werden.

1) E-Mail Absenderadresse für alle Bestandsübertragungsmails
2) E-Mail Empfangsadresse für allgemeine Fehler
3) E-Mail Empfangsadresse für CSV Importfehler (optional)

Wie und wo werden Gesellschaften hinterlegt?

1) Neuanlage/ Änderung/ Löschung
In der App Gesellschaften befinden sich bereits vorkonfigurierte Gesellschaften mit vordefinierten Kanälen. Sollten neue Gesellschaften hinzukommen oder welche wegfallen, so geschieht dies über die Bedienleiste der App Gesellschaften und kann dort konfiguriert werden.

2) Datenimportoption per CSV
Damit der CSV Datenimport fehlerfrei funktioniert, ist es wichtig, dass bei Neuanlage der Gesellschaften im Feld „Name1“ der identische Gesellschaftsname wie auch in der CSV Datei hinterlegt wird. (Mappinggrundlage)

3) Kanalsteuerung
App Gesellschaft > Kanalsteuerung
Über die Kanalsteuerung muss jeder Gesellschaft ein Standardkanal zur Kommunikation zugewiesen werden. Es können hier Kanäle für E-Mail, Postbrief und BiPRO-Services hinterlegt werden. Der erste eingetragene Kanal wird automatisch der Standardkanal und kann manuell (Rechtsklick auf den Kanal) abgeändert werden. Innerhalb des Kanals (Klick auf Datensatz) kann nun der Empfänger mit seiner E-Mail und / oder Postadresse eingetragen werden. Ändern Sie den Kanal in einem spezifischen Vorgang, so wird dieser hinterlegte Kanal ausschließlich für den einzelnen Vorgang einmalig genutzt.  

Wie funktioniert der CSV-Import?

Die CSV Dateien mit den Bestandsübertragungsdaten werden vom Nutzer auf eine gemeinsam mit dem zeitsprung Support einzurichtende und als Mailadapter zu hinterlegender E-Mail-Adresse gesendet, um von dort aus automatisch als neue Bestandsübertragung im System erfasst zu werden. Ca. alle 10 min. werden diese .CSV Dateien importiert.

Wie lange dauert es bis die Datensätze an die Gesellschaften ausgeliefert werden?

Nachdem der Vorgang den Status „In Weiterleitung“ erhält werden die Datensätze alle 30 Minuten automatisch über die vorkonfigurierten Kanäle an die Gesellschaften gesendet. Diese „Pufferzeit“ kann u.a. dazu genutzt werden um manuell in den Prozess einzugreifen um ggf. einen versehentlich erstellten Datensatz (falsche CSV Datei) aufzuhalten.

Was geschieht im Importfehlerfall?

Was geschieht, wenn eine CSV-Datei Datensätze für nicht richtig konfigurierte Empfänger (VU) enthält, oder im Format verändert wurde?

Sollte ein Fehler hierbei auftreten (z.B. Gesellschaft unbekannt, unbekanntes CSV Format) werden lediglich die nicht weiterleitungsfähigen Datensätze als CSV-Dokument in der Anlage an die hinterlegte E-Mail-Adresse des Fehlerempfängers weitergeleitet. Der Empfänger ist dann angehalten, die Datensätze zu korrigieren, nötige Konfigurationen der Gesellschaften oder Kanäle anzupassen und die CSV-Datensätze dann erneut zu übermitteln. Wahlweise kann der Vorgang auch über die zeitsprung Oberfläche als Bestandsübertragungsvorgang eingegeben werden.

Wie kann mit einer fehlerhaften CSV-Datei umgegangen werden?

Im Fehlerfall kann nun der Empfänger der E-Mail den Fehler interpretieren und die fehlende Gesellschaft nacherfassen (siehe Gesellschaft erfassen) oder sicherstellen, dass ein valides CSV-Format verwendet wird.

Manuelle Erfassung einer Mandatsanzeige?

Benötigt wird die App „Bestandsübertragung“. In der oberen Bearbeitungsleiste kann über das grüne Plus Symbol ein neuer Vorgang angelegt werden. Hier sind zumindest alle benötigten Pflichtfelder zu befüllen und im Anschluss zu speichern. Im Anschluss muss nun noch das Maklermandat diesem Datensatz per Hochladefunktion hinzugefügt werden (Bearbeitungsleiste, drittes Symbol, Pfeil nach oben)

Was bedeutet der Vorgangsstatus?

In der Praxis werden Bestandsübertragungen automatisch unterschiedliche Status durchlaufen. Diese Automatik wird „automatischer Statuswechsel“ genannt und ist unter den Einstellungen im Menü --> Einstellungen konfiguriert.

Neue Vorgänge:
Alle neu eingehenden Vorgänge erhalten zunächst diesen Status.

In Weiterleitung:
Alle Vorgänge, welche erstmalig verschickt werden sollen.

In Bearbeitung:
Alle Vorgänge, welche erstmalig verschickt wurden (oder eine Erinnerung verschickt werden muss – sofern konfiguriert)

In Erfassung:
Um manuelle Tätigkeiten vorzunehmen kann ein Vorgang in diesen Status versetzt werden, nach manueller Bearbeitung muss dann ein passender Status vor erneuter Speicherung gewählt werden)

Erledigte:
Alle Vorgänge, welche von der empfangenden Gesellschaft maschinell bestätigt wurden, oder von einem Mitarbeiter kontrolliert und manuell in diesen Status gesetzt wurden.

Fehler:
Dieser Status enthält Vorgänge, welche den vorgesehenen Empfänger nicht erreicht haben. Sollte ein Vorgang diesen Status erlangen, wird pro Vorgang ein Protokolleintrag und eine E-Mail an die definierte Fehlerempfänger generiert.

Meine:
Dieser Status ist vergleichbar mit dem Status “in Erfassung” mit dem Unterschied, dass nur Vorgänge angezeigt werden, bei denen der angemeldete Benutzer auch der Bearbeiter des Vorgangs ist.

Was ist ein „automatischer Statuswechsel“?

Die oben genannten Status können durch den “automatischen Statuswechsel” für bestimmte Anwendungsszenarien systemisch selbständig geändert werden. Einstellungsmöglichkeiten hierfür befinden sich in Menü >Einstellungen > automatischer Statuswechsel. Hier können Sie z.B. den Statuswechsel von „Neue Vorgänge“ zu „In Weiterleitung“ ändern, um Vorgänge nach der Anlage automatisiert zu versenden.

Kann ich Vorlagen zu Mails und Briefen erstellen?

Ja, in der Kanalkonfigurationen können Sie E-Mail-/Briefvorlagen auswählen.

Diese Vorlagen bestimmen das Aussehen und Layout Ihrer ausgehenden E-Mails bzw. Postdokumente.

Sollten Sie Anpassungsbedarf zu den bestehenden Vorlagen haben, so können Sie diese in der App Vorlagen als neue Vorlagen anlegen oder bereits bestehende Vorlagen ändern.

Kann ein einzelner Vorgang an einen anderen Empfänger geschickt werden (Einzelfallkonfiguration)?

Ja, in Einzelfällen könnte es notwendig werden die Standardkanalkonfiguration für einen bestimmten Vorgang zu verändern (z.B. Abändern der Empfänger E-Mail-Adresse). Hierzu öffnen Sie den betreffenden Vorgang und nehmen die notwendige Konfiguration über den Reiter “Kanalkonfiguration” vor.

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